Spis treści:
- Pracownik w organizacji samorządowej
- System motywacyjny
- Elementy budowania systemu motywacyjnego pracowników samorządowych
- Podsumowanie
Jeszcze do niedawna o systemach motywacyjnych pracowników mówiło się jedynie w biznesie i korporacjach. Obszar administracji publicznej pozostawał w swoich realiach struktur, gdzie nie było przestrzeni na rozwój takiego obszaru jak motywowanie pracowników.
Jedną z fundamentalnych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi każdego pracodawcy jest motywowanie pracowników. Jeśli system motywacyjny jest właściwie zbudowany, przekłada się on na wiele innych obszarów prawidłowego funkcjonowania całej organizacji. Właściwie zaprojektowany system motywacyjny pracowników pozwala na optymalizowanie działań w zakresie wykorzystania kapitału ludzkiego poprzez spójne łączenie celów osobistych pracowników z celami organizacyjnymi.
Pracownik w organizacji samorządowej
Zmieniający się rynek pracy, rosnące wymagania i oczekiwania pracowników, a także pojawiające się ciągle nowe zadania samorządów wymuszają na administracji publicznej skupienie się na roli pracownika w organizacji. Administracja powinna zbudować taki system zarządzania, w tym i motywowania pracowników, który zapewni wysokie standardy pracy, utrzyma wykwalifikowaną kadrę w zatrudnieniu. Natomiast potencjalnych kandydatów do pracy przyciągnie takimi jakościami, które zwrócą ich uwagę na rynku pracy i zachęca do aplikowania.
Systemy motywacyjne powinny być tworzone z uwzględnieniem specyfiki działania samorządów.
Wszelkie czynności podejmowane w samorządach w tym kierunku wymagają wzięcia pod uwagę obszaru pracy, zgodnie z przepisami prawa i założeń finansowych, które w administracji publicznej determinują wiele działań. Jako główne wyzwania w budowaniu systemu motywacyjnego w samorządach wskazuje się ograniczenia budżetowe, gdyż wynagrodzenia w samorządach regulują przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: uops) oraz rutynowość i monotonność realizowanych zadań. Nie są to jednak czynniki, które pozwalają zbudować odpowiedniego systemu motywacji, dostosowanego i szytego na miarę samorządu.
Z kolei po drugiej stronie negocjacji zostaje przedstawiony niepodważalny atut pracy w samorządach, którym jest stabilizacja i bezpieczeństwo zatrudnienia. Jest to jeden z głównych elementów, który właściwie sam w sobie realizuje motywację zatrudnienia pracownika w urzędzie lub innej jednostce samorządu terytorialnego. Jeśli weźmiemy pod uwagę całość zadań organizacji i dostosujemy potrzeby i cele do realizacji, jesteśmy w stanie skutecznie odpowiedzieć na potrzeby pracowników poprzez ich właściwe zmotywowanie do pracy.
System motywacyjny
Skutecznie zbudowany system motywacyjny pracowników zakłada nie tylko działania finansowe, ale także inne motywatory pozapłacowe w postaci narzędzi organizacyjnych i benefitów, które przekładają się na dobrostan pracowników. Dlaczego motywowanie pracowników jest tak ważne i dlaczego pracodawcy powinni dołożyć wszelkich starań, aby właściwie i jasno określić zasady w tym obszarze? Oto najważniejsze powody:
- zwiększenie wydajności pracy – zmotywowany pracownik bądź zespół realizuje powierzone zadania szybciej, dokładniej i z większym zaangażowaniem, co jednocześnie wpływa na zwiększenie poziomu innowacyjności i kreatywności;
- obniżenie poziomu rotacji kadr – pracownicy, którzy są zadowoleni z pracy, a ich potrzeby zaspokojone, nie decydują się na zmianę pracy;
- budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy – jasne zasady zarządzania i przejrzyście zbudowany system motywacyjny redukuje codzienny stres oraz potencjalne konflikty interpersonalne;
- wzmocnienie employer brandingu – organizacje dbające o swoich pracowników są atrakcyjniejsze na rynku pracy i zdecydowanie łatwiej przyciągają nowych, utalentowanych pracowników.
Wyróżnić można dwa podstawowe systemy motywacji, które mają różne źródła i wpływ na pracowników, tj.:
- wewnętrzny, który wynika z własnej, osobistej satysfakcji i zadowolenia z wykonania pracy – obejmuje m.in. dumę z dobrze wykonanego zadania, chęć samorozwoju oraz poczucie odpowiedzialności; pracownicy zmotywowani wewnętrznie są bardziej zaangażowani i skłonni do podejmowania inicjatyw, ponieważ czerpią satysfakcję z samego procesu wykonywania obowiązków;
- zewnętrzny – opiera się na bodźcach pochodzących z otoczenia i jest oparty na systemie finansowym i uznania w miejscu pracy: podwyżki premie, benefity materialne, awanse, pochwały.
Właściwie zbudowany system motywacyjnym pracowników, oparty na długoterminowym utrzymaniu wysokiego poziomu motywacji, wymaga równowagi między motywacją wewnętrzną a zewnętrzną.
Zbudowanie optymalnego systemu motywowania powinno opierać się również na określeniu potrzeb pracowników i organizacji. Dlatego w samorządach byłoby pożądane przeprowadzenie badania satysfakcji pracowników lub audytu wewnętrznego. Ich celem będzie określenie tych potrzeb na podstawie zadań realizowanych w organizacji i jej możliwości finansowych. W wynikach na pewno warto wziąć pod uwagę strukturę wiekową pracowników w organizacji i rodzaje stanowisk, na których pracują pracownicy. Będą to czynniki w dużej mierze determinujące wyniki analiz.
Elementy budowania systemu motywacyjnego pracowników samorządowych
Wynagrodzenie pracowniaka
Warto zacząć od najbardziej oczywistego motywatora, którym jest wynagrodzenie pracownika. Nic tak skutecznie nie dopinguje pracownika jak awans, podwyżka, wyższe stanowisko, premia bądź nagroda za dobrze wykonaną pracę. Jak wspomniano wcześniej, czynnik finansowy w samorządach jest uznawany za ograniczający z uwagi na regulacje prawne dotyczące wynagradzania pracowników samorządowych, które determinują określoną strukturę wynagrodzeń i nadają jej sztywny charakter. W tej sytuacji warto zbudować jasny i przejrzysty system wynagradzania, nagradzania oraz premiowania pracowników.
Transparentne zasady finansowania i awansowania, ustalone wspólne ze stroną społeczną, mogą wpływać na poprawę jakości zarządzania, w tym obszarem motywacji pracowników, oraz decydować o atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy.
Pracownicy, którzy czują się sprawiedliwie wynagradzani, są bardziej zachęceni do pracy i osiągania lepszych, wyższych wyników. Dysproporcje w płacach mogą zdecydowanie obniżać efektywność i motywację pracowników oraz być czynnikiem inicjującym u pracowników poszukiwanie nowej pracy.
W systemach motywacyjnych warto zwrócić uwagę na te składniki wynagrodzenia pracowników samorządowych, które reguluje uops, tj. dodatek specjalny, dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastka i nagrody jubileuszowe. Są to składniki wynagrodzenia charakterystyczne dla samorządów i warto je wykorzystać jako płacowy element motywacyjny pracowników. Ponadto w obszarze administracji publicznej elementem motywacyjnym będzie na pewno możliwość korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i różnych form finansowania lub dofinansowania z tego źródła, np. wypoczynek, działalność kulturalną i pomoc materialną w trudnych sytuacjach życiowych (pożyczki mieszkaniowe i zapomogi finansowe).
Benefity niefinasowe
Innymi narzędziami materialnymi, ale nie finansowymi, są benefity w postaci kart sportowych czy prywatnej opieki medycznej, grupowych ubezpieczeń społecznych, prowadzenia profilaktycznych badań dla pracowników. Odpowiednio dobrany pakiet dodatków pozwala organizacji nie tylko skutecznie przyciągać talenty z rynku pracy, ale również ograniczać rotację personelu już zatrudnionego. Choć podstawę motywacji nadal tworzy wynagrodzenie zasadnicze, benefity zaspokajają dodatkowe potrzeby pracowników, przekładając się na wyższą wydajność i lojalność w codziennych działaniach.
Elastyczna organizacja pracy
Kolejnym czynnikiem motywującym pracownika w samorządach do podjęcia zatrudnienia będzie na pewno możliwość tworzenia elastycznych form organizacji pracy udostępniona przez pracodawcę. Jest to ogromny, niefinansowy benefit, który polega na dopasowaniu sposobu, czasu i miejsca wykonywania obowiązków do potrzeb pracowników.
Kluczowymi rozwiązaniami w tym obszarze będą opcja pracy zdalnej bądź wprowadzenie modelu pracy hybrydowej.
Są to działania wpływające bardzo zachęcająco na pracowników. Poprzez budowanie zaufania (poczucie autonomii) dają także ogromną szansę realizowania zasady work-life balance. Zdecydowana większość pracowników ceni sobie takie rozwiązania z uwagi na możliwość lepszej organizacji pracy zawodowej i życia prywatnego. W tym obszarze na pewno dużym motywatorem będzie możliwość elastycznych godzin rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy (ruchomy czas pracy). Takie rozwiązanie zwiększa poczucie sprawczości, buduje szacunek do czasu prywatnego pracownika, poprawia równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, a także wpływa na zaufanie w relacji pracownik-pracodawca. W zakresie elastyczności warto dodać kwestię wysłuchania opinii pracownika na temat jako codziennej pracy, pomysłów np. na ulepszenie jego stanowiska pracy bądź optymalizacji procesów w przebiegu pracy. Dialog w obszarze tego, co może lepiej i sprawniej funkcjonować, nie tylko poszerza perspektywę poglądu na pracę, ale także buduje pozytywne relacje w miejscu pracy.
Przyjazne środowisko pracy
Tworzenie przyjaznego środowiska pracy to kolejny ważny motywator, dzięki któremu pracownik buduje przynależność do organizacji oraz zaspokaja potrzebę przynależność do organizacji oraz zaspokaja potrzebę bezpieczeństwa i szacunku. W budowaniu pozytywnej atmosfery ważne jest tworzenie jasnego języka komunikacji, szybkie reagowanie na sytuacje sporne i konfliktowe oraz udzielanie informacji zwrotnej od przełożonych w trakcie realizacji zadań, budowanie kultury feedback dzięki regularnym rozmowom i zwracaniu uwagi na różne obszary działania pracownika.
W samorządach w ramach tego obszaru dobrze jest zadbać o jasne i przejrzyste zasady w procedurach antymobbingowych i antydyskryminacyjnych, a także o opisanie zasad współżycia społecznego w kodeksach etyki.
Warto na bieżąco i cyklicznie szkolić pracowników z tych zagadnień, a kierownictwo i przełożonych wyczulać na bieżące rozwiązanie konfliktów w zespołach, aby nie dochodziło do eskalowania niepożądanych zachowań wśród pracowników. Ponadto eliminowanie toksycznych zachowań oraz redukcja presji i sytuacji stresowych najlepiej chronią przed wypaleniem zawodowym. Pracownicy zdecydowanie wydajniej pracują, gdy czują się docenieni i bezpieczni.
Komunikacja
Przejrzysta komunikacja między pracownikami i przełożonymi jest doskonałym kluczem do budowania sukcesu całej organizacji. Jawne zauważanie sukcesów, komunikowanie ich w sposób otwarty oraz dobra informacja zwrotna od przełożonego stanowi doskonałe narzędzie motywacyjne zarówno indywidualne, jak i grupowe. W procesach budowania pozytywnych relacji nie można zapomnieć o jasnym komunikowaniu się w sprawach z obszaru rozwoju i podnoszenia kwalifikacji pracowników.
System onboardingowy
Dobrze stworzony system rekrutacyjny, następnie sprawnie przeprowadzony system onboardingowy (wdrożenie w wprowadzenie nowego pracownika w środowisko pracy) i przejrzysty system ocen pracowniczych, poparty budowaniem ścieżki kariery i rozwoju pracownika, jest doskonałym narzędziem budowania systemu motywacyjnego w samorządzie.
Szkolenia i kursy
Duża część pracowników pragnie rozwoju i chce zdobywać wiedzę, by dać sobie szansę na zdobycie nowych umiejętności i jeszcze większego wynagrodzenia w przyszłości. Wielu pracowników oczekuje także awansu, którego nie da się uzyskać bez odpowiedniego wykształcenia i kwalifikacji, dlatego bardzo ważnym czynnikiem motywacyjnym jest organizacja szkoleń, umożliwienie pracownikom udziału w kursach czy studiach podyplomowych, by ich kariera przebiegała zgodnie z indywidulanym planem rozwoju oraz celami organizacji.
Otwierając pracownikom drzwi do nowych umiejętności, nie tylko zachęcamy ich do działania, ale też budujemy w nich przywiązanie do organizacji i w ten sposób zyskujemy jeszcze lepiej wykwalifikowaną kadrę. W ramach budżetów samorządowych warto poświęcić trochę czasu na efektywne przygotowanie przygotowanie planu szkoleń, dostosowanego nie tylko do bieżących potrzeb, ale uwzględniającego także indywidulane plany rozwoju pracowników, skorelowane z rozwojem organizacji i w ten sposób zyskujemy jeszcze lepiej wykwalifikowaną kadrę. W ramach budżetów samorządowych warto poświęcić trochę czasu na efektywne przygotowanie planu szkoleń, dostosowanego nie tylko do bieżących potrzeb, ale uwzględniającego także indywidulane plany rozwoju pracowników, skorelowane z rozwojem organizacji. Przy zamykaniu roku budżetowego dobrym pomysłem jest przygotowanie ewaluacji przeprowadzonych szkoleń zarówno na podstawie ankiet ocen pracowników, jak i ogólnego plan rozwoju jednostki.
Po wdrożeniu systemu motywacyjnego w samorządzie warto zadbać o coroczny jego przegląd: monitorowanie wskaźników dotyczących fluktuacji kadry, liczby awansów wewnętrznych czy rotacji pracowników między komórkami organizacyjnymi.
Pozyskane dane warto dokładnie przeanalizować pod kątem efektywności zbudowanego systemu motywacyjnego i wprowadzenia ewentualnych zmian w jego funkcjonowaniu, gdyż system w dużej mierze opiera się na działaniach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, a to jest czynnik, który podlega dużej zmienności. Nawet najbardziej profesjonalnie przygotowany system motywacji pracowników z idealnie dopasowanymi składowymi, ukierunkowanymi na wzmocnienie pożądanych i niwelację niepożądanych zachowań, może okazać się niewłaściwy i nieskuteczny, jeżeli w całym procesie pominie się rolę kierownika jednostki w neutralizacji czynników demotywujących.
Budowanie motywacji pracowników jest jednym z czynników tworzenia kultury całej organizacji. Chodzi o to, aby wzmacniać procesy i obszary funkcjonowania jednostki ale także zwracać uwagę na działania niepożądane i właściwie na nie reagować dzięki ich diagnozowaniu i usuwaniu.
Podsumowanie
Samorząd jest obszarem, w którym zdecydowanie warto wdrożyć jasny i precyzyjny system motywacji pracowników. Jest to jeden z podstawowych elementów zarządzania w jednostce, a jego brak może skutkować poważnymi zagrożeniami w funkcjonowaniu całej organizacji. Mogą one prowadzić do:
- spadku efektywności i jakości pracy – mniejsze zaangażowanie pracowników, ograniczenie się tylko do niezbędnego minimum w wykonywaniu swoich obowiązków orz spadek uwagi i koncentracji prowadzący do obniżenia jakości pracy;
- problemów kadrowych – wysoki stopień rotacji pracowników, trudności w rekrutacji, pojawienie się wypalenie zawodowego u pracowników zatrudnionych w organizacji, częstsze i dłuższe absencje pracowników;
- złej atmosfery i braku kultury organizacyjnej – powszechna demotywacja, brak zaangażowania, narastanie problemów interpretacyjnych.
W procesie budowania systemu motywacyjnego warto zwrócić uwagę na istotne aspekty psychologiczne pracowników, opierające się na zaspokajaniu ludzkich potrzeb wewnętrznych, budowaniu poczucia sprawczości i docenianiu wkładu jednostki. Kluczowymi elementami są tutaj potrzeba autonomii, prawo decydowania o sposobie realizacji zadań służbowych, poczucie kompetencji i wiara we własne umiejętności oraz budowanie relacji społecznych, opartych na wspierającej atmosferze i zaufaniu w grupie.
Jak widać, brak systemu motywowania pracowników nie tylko wpływa na indywidualną produktywność pracownika, ale także na organizację w całości i stanowi poważne dla niej zagrożenie, powodując, że cele i plany stają się trudne do zrealizowania. Dlatego tak ważne jest, aby w porę zauważyć, co demotywuje pracowników w pracy, i podjąć odpowiednie działania, zmierzające do ich wyeliminowania. Regularna i jasna komunikacja, przejrzysty system wynagradzania i nagradzania, dostosowanie zadań do umiejętności i kwalifikacji pracownika oraz stworzenie możliwości rozwoju i awansu to kluczowe kroki w budowaniu właściwie funkcjonującej organizacji, opartej na odpowiednim zarządzaniu zasobem ludzkim.
Autor
Agnieszka Brejdak
długoletni praktyk z zakresu prawa pracy, osoba zarządzająca działami HR w administracji publicznej
