Współczesne samorządy stoją przed dużym wyzwaniem, jakim jest przeprowadzenie rekrutacji na wolne stanowisko urzędnicze i pozyskanie nowego pracownika do pracy w administracji samorządowej. Częste problemy z należytym przeprowadzeniem rekrutacji nie wynikają z nieznajomości przepisów prawa, a z błędnych ich interpretacji.
Przepisy prawne, czyli ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1135 ze zm.; dalej: uops), dyktują ściśle określone warunki, które muszą zostać spełnione, aby procedura rekrutacji i finalnie zatrudnienie pracownika samorządowego odbyły się prawidłowo. W dobie dużej konkurencji ze strony biznesu i sektora prywatnego oraz dużej fluktuacji na rynku zatrudnienia pracodawcy samorządowi muszą wykazywać się coraz większą elastycznością i innowacyjnością, aby swoją ofertą przyciągnąć pracownika do pracy i utrzymać jego zainteresowanie zatrudnieniem w organizacji. Wszystkie te czynniki mają istotny wpływ na jakość i sprawność działania administracji samorządowej. Dlatego to zagadnienie jest obecnie tak istotne i powinno się spotkać z dużą uważnością ze strony urzędów i pracodawców samorządowych.
Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze
Zgodnie z art. 11 uops nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. Procedura naboru powinna być transparentna i zawierać przejrzyste kryteria oceny kandydatów.
Ustawodawca w art. 12 uops definiuje wolne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze, jako takie, na które, zgodnie z przepisami ustawy albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.
Taki pracownik musi posiadać kwalifikacje wymagane na to miejsce. Warunkiem jest też to, żeby na takie wolne stanowisko urzędnicze nie został przeprowadzony nabór albo mimo przeprowadzonego naboru nie zatrudniono na nie żadnego pracownika.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zgodnie z treścią uops zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego nie wymaga przeprowadzenia ustawowego naboru. Zatrudnienie osoby w ramach zastępstwa może się odbyć poprzez wskazanie konkretnej osoby do zatrudnienia lub w przypadku większej liczby potencjalnych kandydatów – przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego w postaci weryfikacji złożonych aplikacji lub rozmów kwalifikacyjnych. Pozwolą one na wybór odpowiedniej osoby do pracy pod względem wykształcenia, umiejętności i kompetencji.
Informacja o wolnym stanowisku urzędniczym, kierowniczym stanowisku urzędniczym i o naborze kandydatów na stanowisko urzędnicze powinna zostać umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w jednostce, która przeprowadza nabór.
Z uwagi na dużą popularność różnych serwisów i portali informacyjnych z ogłoszeniami o pracę warto rozważyć także umieszczenie takiego ogłoszenia właśnie tam, aby dotrzeć do większego grona potencjalnych kandydatów, zwłaszcza że miejsca te cieszą się dużą popularnością osób odwiedzających, które szukają pracy. Rozwiązania takie wiążą się z pewnymi opłatami, więc tutaj już każda jednostka musi podjąć indywidualne decyzje, biorąc pod uwagę własne środki finansowe w budżecie. Wiele urzędów korzysta z mediów społecznościowych i coraz częściej można znaleźć ogłoszenia o pracę także i w tych miejscach. Jest to dobre rozwiązanie zarówno pod kątem finansowym (bezpłatnie w ramach danego profilu), jak i pozyskania kandydatów bez wymaganego stażu pracy. To także wygodna opcja dla osób bezpośrednio po studiach, gdyż jest to szeroki kanał informacyjny na miarę XXI wieku.
Bez względu jednak na miejsce publikacji ogłoszenia o pracę ustawodawca jasno precyzuje, co powinno zawierać ogłoszenia o naborze, a mianowicie:
- nazwę i adres jednostki;
- określenie stanowiska – precyzuje się je w dwojaki sposób:
- wymagania niezbędne – to wymagania konieczne do podjęcia pracy na konkretnej pozycji;
- wymagania dodatkowe – to pozostałe wymagania, pozwalające na optymalne wykonywanie zadań na danym stanowisku;
- określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego miejsca zatrudnienia, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
- wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku oraz informację o warunkach pracy;
- informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 44 ze zm.), wynosi co najmniej 6%;
- wskazanie wymaganych dokumentów;
- określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
Termin składania dokumentów przez kandydatów nie może być krótszy niż 10 dni, licząc od dnia publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).
Wymagania na stanowisko
Pracownikowi samorządowemu stawia się wymagania, aby osoba ta miała pełną zdolność do czynności prawnych i w pełni korzystała z praw publicznych. Powinna mieć także polskie obywatelstwo, z wyjątkiem potwierdzonym w art. 11 ust. 2 i 3 upos, czyli:
- kierownik jednostki wskazuje stanowiska, o które poza obywatelami polskimi mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, na którym wykonywana praca nie polega na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji, których celem jest ochrona generalnych interesów państwa, jeżeli posiada znajomość języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej.
Dodatkowo ta osoba powinna spełniać wymagania kwalifikacyjne, które są niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Reasumując, osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może zostać zatrudniona na stanowisku, które nie wymaga pośredniego lub bezpośredniego udziału w wykonywaniu władzy publicznej. Musi znać język polski i odpowiednio to udokumentować.
Procedura naboru
Pracownik samorządowy nie może być skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Informacje te powinny być zawarte w ogłoszeniu o naborze, a kandydat składający aplikację powinien móc je poświadczyć w złożonej dokumentacji. Złożone aplikacje kandydatów podlegają weryfikacji formalnej.
Ustawodawca w przepisach uops co prawda nie narzuca przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej, ale w praktyce jest ona stosowana, gdyż pozwala na zweryfikowanie i potwierdzenie umiejętności i kompetencji kandydatów. Rozmowa kwalifikacyjna może być poprzedzona testem sprawdzającym wiedzę merytoryczną kandydatów z zakresu ustaw i przepisów prawa, które są wymagane na danym stanowisku pracy.
W toku naboru komisja jest zobligowana do wyłonienia nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów. Muszą oni spełniać wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniać wymagania dodatkowe. Następnie kandydaci są przedstawiani kierownikowi jednostki, aby ten mógł zatrudnić jednego z nich.
W zakresie wcześniej wspomnianego wymogu informacji wskaźnika osób niepełnosprawnych wygląda to w taki sposób, że jeżeli w danej jednostce wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie osób, które komisja wyłoniła jako najlepszych kandydatów.
W zakresie publikacji ogłoszenia o naborze warto pamiętać, aby nie zmieniać zasad rekrutacji w trakcie jej trwania bez upublicznienia tego faktu. Potwierdza to wyrok WSA we Wrocławiu z 27 lipca 2021 r. (IV SA/Wr 317/21):
Zasada otwartości wymaga, aby publicznie ogłoszone reguły naboru na wolne stanowisko urzędnicze były w pełni zachowane w toku postępowania konkursowego. (…) Po upublicznieniu zasad naboru, w tym sposobu weryfikacji wiedzy merytorycznej kandydatów, nie jest możliwa modyfikacja reguł naboru, w tym wprowadzenie nieprzewidzianych w Regulaminie naboru dodatkowych form kontroli przygotowania merytorycznego kandydatów.
Z formalnego punktu widzenia bardzo ważne jest, aby w sposób przemyślany i jasny formułować oczekiwania stawiane kandydatom, które muszą być respektowane w całej procedurze naboru. Wybór kandydata do zatrudnienia ma być wyborem osoby, która spełniła oczekiwania pracodawcy w największym zakresie w stosunku do ogłoszenia o naborze. Ten fakt potwierdza WSA w Gliwicach w wyroku z 15 maja 2018 r. (IV SA/Gl 1133/17).
Z przeprowadzonego naboru sporządza się protokół, który z punktu uops musi zawierać następujące elementy:
- określenie stanowiska, na które był przeprowadzany nabór;
- liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wraz ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 13a ust. 2 uops, przedstawianych kierownikowi jednostki;
- liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne;
- informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;
- uzasadnienie dokonanego wyboru;
- skład komisji przeprowadzającej nabór.
Kierownik jednostki nie jest związany obligatoryjnym wymogiem wyboru kandydata wskazanego przez komisję.
Może on również w każdej chwili trwania procedury naboru zaniechać jej poprzez anulowanie lub podjęcie decyzji o nierozstrzyganiu naboru – zob. wyrok WSA we Wrocławiu z 3 marca 2020 r. (IV SA/Wr 412/19):
Organ dysponuje możliwością zweryfikowania przedstawionych mu kandydatur i wybrania spośród nich tej, która w jego ocenie będzie stanowiła gwarancję prawidłowego wykonywania powierzonych zadań. Może on również podjąć decyzję o niezatrudnieniu żadnej z przedstawionych mu osób.
Z formalnego punktu widzenia, podejmując decyzję o wyborze kandydata do zatrudnienia czy zaniechaniu naboru, trzeba uwzględnić konieczność uzasadnienia podjętej decyzji i podania do publicznej wiadomości w postaci publikowania informacji o wynikach rekrutacji bądź anulowaniu ogłoszonego naboru. Brak uzasadnienia jest błędem formalnym, co potwierdza wyrok WSA w Szczecinie z 25 marca 2021 r. (II SA/Sz 1118/20).
Informacje o wynikach
Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze i decyzji pracodawcy informacja o jego wyniku jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w jednostce, w której był przeprowadzony nabór, oraz opublikowanie w BIP przez co najmniej 3 miesiące. Informacja ta, zgodnie z zapisami uops, powinna zawierać:
- nazwę i adres jednostki;
- określenie stanowiska;
- imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego;
- uzasadnienie dokonanego wyboru albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.
Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów, którzy zostali wskazani przez komisję w gronie pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe – co jest zgodne z art. 13a uops.
Kandydat zatrudniany po naborze w ramach umowy o pracę musi spełnić następujące wymagania:
- posiadać co najmniej wykształcenie średnie lub średnie branżowe;
- nie być skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
- mieć nieposzlakowaną opinię.
Z kolei osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku urzędniczym – kierowniczym musi dodatkowo posiadać:
- co najmniej trzyletni staż pracy lub prowadzić przez co najmniej 3 lata działalność gospodarczą o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku;
- mieć wykształcenie wyższe w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1571 ze zm.).
Potencjalny pracownik, czyli kandydat biorący udział w naborze, musi pamiętać, że informacje o osobach biorących udział w postępowaniu rekrutacyjnym w administracji samorządowej stanowią informację publiczną w zakresie wymagań związanych ze stanowiskiem. W praktyce oznacza to, że udostępnieniu mogą podlegać listy osób kandydujących na dane stanowisko lub wykaz osób zatrudnionych na dane stanowisko oraz informacja o uszeregowaniu kandydatów biorących udział w konkursie, a także informacja o ocenie poszczególnych kandydatów. Informacją publiczną może być także udostępnienie danych o osobach, które nie zostały zatrudnione. W tym jednak przypadku należy pamiętać, że w świetle przepisów rodo dane kandydatów należy zanonimizować, czyli nie podawać imion i nazwisk.
Ograniczeniu prawa do udzielenia informacji publicznej, ze względu na prywatność osoby fizycznej, będą podlegały dokumenty złożone przez kandydata w procesie naboru, które zawierają takie dane, jak miejsce zamieszkania czy stan cywilny.
Pokazanie korzyści pracy w urzędzie
Procedura naboru w administracji samorządowej jest obwarowana wieloma wymogami. Być może dlatego obecnie pracodawcy samorządowi zmagają się z problemami pozyskania właściwego pracownika na wolne stanowisko pracy. Potencjalni pracownicy obawiają się sztywnych procedur, zwłaszcza że w dobie rynku pracownika i wprowadzonej na gruncie prawa polskiego dyrektywy work-life-balance sporo osób chce, aby praca była dostosowana do ich potrzeb i przyjętego rytmu życia. Wśród pracowników pojawia się chęć częstszej zmiany pracy, poszukiwania innego miejsca, zbierania doświadczeń.
Dlatego warto wskazać benefity, jakie pracodawca gwarantuje nowemu pracownikowi, np.:
- stałe godziny pracy, możliwość ruchomego czasu pracy bądź pracy zdalnej, hybrydowej;
- możliwości nagradzania, premiowania i awansowania;
- świadczenia gwarantowane przez zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
- różne formy wsparcia (dofinansowanie aktywności sportowej poz godzinami pracy).
Każdy wymieniony profit będzie pokazywał kandydatowi dobrą, przyjazną przestrzeń do rozwoju i wyboru akurat tego miejsca pracy jako najlepszego. Pracodawca po wyłonieniu kandydata i zatrudnieniu go powinien pomyśleć o kwestii onboardingowej nowego pracownika, czyli:
- wdrożenia go w strukturę organizacji;
- przyuczenia do wykonywania nowych obowiązków;
- wskazania możliwości rozwoju w obszarze administracji samorządowej i podnoszenia kwalifikacji, kompetencji oraz awansu pionowego.
Takie działania pracodawcy nie tylko zwiększają atrakcyjność zatrudnienia, ale także jemu samemu dają wiele korzyści, np. stałe zatrudnienie dobrze przystosowanego i wyszkolonego pracownika oraz zmniejszenie kosztów związanych z nową rekrutacją i zatrudnieniem nowej osoby. Pracodawca, zatrudniając i utrzymując wykwalifikowaną kadrę, zyskuje jakość pracy, świadczonych usług oraz stabilność w zarządzanych obszarach.
Autor
Agnieszka Brejdak
wieloletni praktyk z zakresu prawa pracy, osoba zarządzająca działami HR w administracji publicznej
