Spis treści:
- Projekt transparentności wynagrodzeń
- Przygotowanie do implementacji przepisów dla samorządów
- Podsumowanie
Unia Europejska od lat stara się wzmacniać zasadę równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości. Wprowadzenie dyrektywy, która przewiduje jawność informacji dotyczących stawek wynagrodzeń oraz otwarte raportowanie lub informowanie o poziomach płac, ma pomóc szybko osiągnąć ten cel.
Unijna dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń zawiera przepisy, których celem jest wzmocnienie równości płci poprzez zwiększenie transparentności płac i przeciwdziałanie dyskryminacji. W aktualnym stanie prawnym polskie ustawodawstwo przeciwdziała dyskryminacji w zatrudnieniu. Jest to fundamentalna zasada gwarantująca równe traktowanie wszystkich osób bez względu na płeć, wiek, rasę, religię, narodowość, niepełnosprawność, orientację seksualną czy przekonania. Została ona ujęta w art. 32 Konstytucji RP:
Wszyscy są wobec prawa równi. Wszyscy mają prawo do równego traktowania przez władze publiczne. Nikt nie może być dyskryminowany w życiu politycznym, społecznym lub gospodarczym z jakiejkolwiek przyczyny.
Tę normę w zakresie zatrudniania przełożono na przepisy szczegółowe kodeksu pracy. Zgodnie z art. 113 jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, zwłaszcza ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – jest niedopuszczalna.
Następne uregulowania w tym zakresie znajdują się w art. 183a kp. Ustawodawca wskazuje w nim wprost, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie:
- nawiązania i rozwiązania stosunku pracy;
- warunków zatrudnienia;
- awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Chodzi o równe traktowanie przede wszystkim bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Nieprzestrzeganie tych przepisów, a więc naruszenie zakazu dyskryminacji, może skutkować dla pracodawcy karą grzywny, karą pozbawienia wolności lub innymi konsekwencjami przewidzianymi w przepisach cywilnych.
Projekt transparentności wynagrodzeń
Mimo krajowych regulacji prawnych i zapisów ustawowych nie tylko w Polsce, ale i w całej Unii Europejskiej na przestrzeni ostatnich 10 lat luka płacowa zmniejszyła się jedynie o 2,8%. Aby skuteczniej przeciwdziałać temu problemowi, Rada UE w marcu 2021 r. zaproponowała projekt transparentności wynagrodzeń, który ostatecznie doprowadził do przyjęcia dyrektywy w sprawie transparentności wynagrodzeń w 2023 r. (dalej: dyrektywa). Jej przepisy wejdą w życie 7 czerwca 2026 r. Oznacza to, że na ten dzień polskie prawo musi być zgodne z treścią tej dyrektywy.
Celem implementacji dyrektywy do polskiego ustawodawstwa jest wzmocnienie już przewidzianych uregulowań prawnych. Nastąpi także przemodelowanie, modernizacja oraz budowanie nowej jakości kultury zatrudniania i pracy opartej na zaufaniu i sprawiedliwości oraz zmierzającej do transparentności wynagrodzeń, sprawiedliwego wynagradzania pracowników na podstawie wyników pracy, zajmowanych stanowisk, posiadanych umiejętności. Płeć bądź inne uprzedzenia nie mogą wpływać na wysokość tych wynagrodzeń.
Całość opisanych praktyk będzie miała zastosowanie już od momentu rekrutacji, przez zatrudnienie, po cały cykl życia pracownika w organizacji.
Nowe regulacje związane z transparentnością wynagrodzeń będą dotyczyły zarówno podmiotów prywatnych, jak i administracji publicznej z siedzibą w UE lub działających na jej terenie.
Nowelizacja kp wejdzie w życie 24 grudnia 2025 r., a jej kluczowe aspekty i obowiązki dla pracodawców, w tym dla samorządów, obejmą m.in.:
- obowiązek publikowania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę;
- zakaz pytania o historię zarobków kandydatów do pracy z poprzednich miejsc pracy;
- zakaz stosowania klauzul poufności wynagrodzeń;
- prawo pracownika do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach na porównywalnych stanowiskach pracy.
Ponadto obowiązkiem pracodawców i samorządów będzie raportowanie luki płacowej:
- dla pracodawców zatrudniających od 100 do 249 osób – co 3 lata;
- dla pracodawców zatrudniających od 250 osób – co roku.
Dodatkowo dla pracodawców, którzy będą zatrudniać powyżej 250 pracowników, pojawi się także dodatkowe zadanie przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń (z udziałem przedstawicieli pracowników), jeśli raport w zakresie luki płacowej wykaże różnicę w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami powyżej wartości 5%.
Wdrożenie dyrektywy w samorządach będzie wymagało zaplanowania szeregu prac, które należy podjąć jak najszybciej z uwagi na obowiązki ustawowe przygotowania nowych zapisów i obowiązki konsultacji konkretnych aktów prawnych ze stroną społeczną, aby w przewidzianym terminie – 7 czerwca 2026 r. regulacje wewnątrzzakładowe były zgodne z treścią dyrektywy i krajowego stanu prawnego.
Przygotowanie do implementacji przepisów dla samorządów
Główne kroki, jakie pracodawcy samorządowi powinni podjąć, aby przygotować się już teraz do nowelizacji przepisów prawnych, przedstawiają się następująco:
1. Analiza oraz przegląd obecnych praktyk i wewnętrznych procedur
Wdrażanie dyrektywy w administracji samorządowej najlepiej rozpocząć od przeanalizowania istniejącego systemu wynagrodzeń oraz weryfikacji, czy aktualna polityka płacowa jest spójna i nie wykazuje dyskryminacji ze względu na płeć, zwłaszcza w zakresie podobnych lub tych samych stanowisk pracy.
W tym celu warto przeprowadzić audyt, który zweryfikuje, jak kształtują się wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na tych samych lub podobnych stanowiskach, przy uwzględnieniu jednocześnie ich płci.
Przy zbieraniu danych o wynagrodzeniach wszystkich zatrudnionych pracowników, zarówno kobiet, jak i mężczyzn, na pewno należy pamiętać o podziale na kategorie zaszeregowania, zajmowane stanowisko, staż pracy i inne zmienne, np. system premiowy oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio. Zwrócenie uwagi na takie czynniki, jak wykształcenie bądź staż pracy pozwoli zidentyfikować, czy ewentualne różnice płacowe występują niezależnie od nich czy w powiązaniu z nimi. Należy zweryfikować, czy już istniejące różnice w wynagrodzeniach są efektem obiektywnie uzasadnionych czynników. Przy porównywaniu wynagrodzeń kobiet i mężczyzn sprawdzamy średnie wynagrodzenie oraz mediany wynagrodzeń w wartości netto i brutto. Warto zrobić także audyt obecnych umów i ustalić, czy nazwy stanowisk i zakresy obowiązków pracowników pozwalają na ich obiektywne porównanie.
W procesie kontroli zwracamy uwagę na te stanowiska, dla których informacje o wynagrodzeniach mogą być niejasne. W tym zakresie powinna się znaleźć analiza istniejących wewnętrznych aktów prawnych, ich aktualizacji bądź zmian. Należy także przygotować szczegółowe informacje dotyczące wprowadzenia zupełnie nowych procedur lub takich, które będą uzupełniały dotychczasowe, już istniejące, o zapisy niezbędne i konieczne wynikające z implementacji dyrektywy. Wcześniejsze przygotowanie i opracowanie danych audytowych pozwoli na odpowiednią weryfikację istniejącego stanu, określi ewentualne zdiagnozowane problemy oraz pomoże z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować działania korygujące i naprawcze, które będą kluczowe do właściwej realizacji zapisów dyrektywy.
2. Dostosowanie regulacji wewnątrzzakładowych do zapisów dyrektyw
Z całą pewnością jednym z podstawowych regulaminów, który będzie podlegał zmianie w wyniku implementacji dyrektywy, będzie regulamin wynagradzania. W nowych regulaminach istotne będzie, aby umieścić tam informacje zgodne z art. 6 dyrektywy. Oznacza to, że pracodawcy mają zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które będą stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia oraz zmian tych wynagrodzeń. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. W praktyce oznacza to, że powinny one umożliwiać porównanie wartości różnych stanowisk pracy w ramach tej samej struktury organizacyjnej. Takie kryteria powinny być oparte na neutralnych pod względem płci systemach oceny i zaszeregowania stanowisk pracy. Warto mieć na uwadze, że nie wszystkie kryteria będą istotne w odniesieniu do konkretnych stanowisk bądź miejsc pracy. Dlatego zaleca się, aby wyważyć każde kryterium w zależności od jego znaczenia dla danego stanowiska (motyw 26 dyrektywy). Nadrzędną zasadą z całą pewnością pozostaje wymóg wobec pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom łatwy dostęp do tych kryteriów.
Każda zmiana regulaminu wynagradzania musi być skonsultowana ze stroną związkową, działającą u danego pracodawcy, a sam regulamin wynagradzania wchodzi w życie 14 dni po jego podaniu do wiadomości pracowników. Wcześniejsze zaplanowanie tych zmian jest konieczne, aby wprowadzić je przed 7 czerwca 2026 r.
W planowaniu prac powinno się również ująć etap konsultacji i spotkań ze stroną społeczną. Umożliwia to zapoznanie się, z odpowiednim wyprzedzeniem, z projektowanymi zmianami oraz zostawia przestrzeń na dyskusję i dodatkową analizę. Aktualnie w wielu samorządach nie występują jasne kryteria różnicujące poziom wynagrodzenia stanowisk pracy. Duża uznaniowość i swoboda odnośnie do określania wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach, np. podinspektora, inspektora bądź głównego specjalisty, sprawia, że kwoty wynagrodzeń nie odzwierciedlają trudności i jakości pracy. W organizacjach samorządowych liczących kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, w których w różnych komórkach organizacyjnych pracuje np. kilkudziesięciu inspektorów, trudno jest uznać, że ich wynagrodzenie odpowiada zakresowi i ważności realizowanych spraw.
W ramach wprowadzenia nowej dyrektywy, budowania transparentnego systemu wynagrodzeń i optymalizacji procesu zarządzania zasobami ludzkimi w administracji samorządowej dobrą praktyką wydaje się wprowadzenie wartościowania stanowisk pracy. Będzie to proces szczegółowo określający wartość pracy wykonywanej przez pracownika. Polega na analizie i ocenie tej pracy według ustalonych kryteriów, które porównają trudności pracy i jej wycenę. Proces wartościowania stanowisk pracy umożliwia wycenę wszystkich rodzajów stanowisk pracy w samorządzie, zarówno kierowniczych, wykonawczych, jak i pomocniczych.
Kolejnym dokumentem wewnątrzzakładowym, który będzie wymagał zmiany, z całą pewnością będzie polityka rekrutacyjna.
Już na najwcześniejszym etapie rekrutacji, czyli w ogłoszeniu o pracę pracodawca będzie musiał ujawnić informację o wynagrodzeniu, tym samym będzie musiał przemyśleć strategię komunikacji dotyczącej zarobków.
W zakresie już istniejących procedur należy pamiętać o wprowadzeniu mechanizmów, które zapewnią zgodność udostępniania informacji pracownikom o wynagrodzeniach z przepisami o ochronie danych osobowych. Idea jawności wynagrodzeń jest krokiem w stronę większej sprawiedliwości, jednak niesie za sobą poważne wyzwania związane z ochroną danych osobowych. Wdrożenie nowych regulacji musi być realizowane z najwyższą starannością w taki sposób, aby nie naruszyć przepisów rodo, nie ujawnić informacji objętych tajemnicą, a przede wszystkim – nie naruszyć dóbr osobistych pracowników. W tym zakresie pojawi się konieczność ścisłej współpracy inspektora ochrony danych osobowych z działami HR.
W związku z planowaniem wejścia w życie dyrektywy należy także opracować i wprowadzić procedurę uzyskiwania przez pracowników informacji o wynagrodzeniu oraz regulacje, które pozwolą pracownikom zgłaszać ewentualne problemy związane z dyskryminacją płacową i pojawiającymi się dysproporcjami płacowymi. Nowe przepisy rozszerzają prawa pracowników w dostępie do informacji o wynagrodzeniach, a uprawnienia te dadzą możliwość zatrudnionym identyfikacji potencjalnych nierówności płacowych i skuteczne dochodzenie sprawiedliwych zarobków.
Pracodawcy będą zobowiązani co roku informować wszystkich zatrudnionych pracowników o przysługującym im prawie do informacji i o sposobie, jak je uzyskać.
Każdy pracownik będzie mógł wystąpić o informacje dotyczące średniego wynagrodzenia osób zatrudnionych na takich samych lub równoważnych stanowiskach, z podziałem na płeć. W praktyce oznacza to, że każdy zatrudniony pracownik będzie mieć prawo do uzyskania, na swój wniosek, informacji dotyczących jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia i średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak on lub pracę o takiej samej wartości jak jego praca. Jeśli otrzymane informacje będą niedokładne lub niekompletne, pracownicy będą mogli wystąpić o ich dodatkowe uzasadnienie.
3. Wdrożenie mechanizmów kontroli, audytu i informatyzacji nowych procesów
W aspekcie planowanych zmian w działach HR warto podjąć kroki zmierzające do wdrożenia narzędzi wspierających analizę wynagrodzeń i raportowanie luki płacowej, które pomogą w zarządzaniu danymi i przygotowaniu raportów. Elektronizacja całego procesu zautomatyzuje zbieranie i analizę danych (np. wynagrodzenie brutto, staż pracy, kwalifikacje, premie), umożliwiając identyfikację przyczyn nierówności i ułatwiając spełnienie obowiązków raportowania luki płacowej. Zebrane przez systemy elektroniczne dane będą ułatwiały codzienną pracę działów kadrowo-płacowych. Wspomogą pracodawców w podejmowaniu decyzji o wprowadzaniu ewentualnych działań naprawczych, takich jak dostosowanie polityki płacowej. Regularne sprawozdania dotyczące wynagrodzeń pracowników pozwolą na monitorowanie postępów w eliminowaniu nierówności płacowych oraz na identyfikację obszarów wymagających interwencji.
W tym celu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnia bezpłatne narzędzie do szacowania różnic w wynagrodzeniach na podstawie danych kadrowych w postaci aplikacji „Równość płac”, która pozwoli w łatwy, skuteczny i szybki sposób oszacować różnice w wynagrodzeniach pracowników, uwzględniając ich płeć, wiek, wykształcenie oraz inne wybrane cechy.
Aplikacja będzie dostępna bezpłatnie. Ma przede wszystkim pomóc pracodawcom w kształtowaniu świadomej i niedyskryminującej ze względu na płeć polityki płacowej.
Dostęp do aplikacji będzie możliwy poprzez zainstalowanie jej na komputerze użytkownika. Samo narzędzie w pełni gwarantuje anonimowość, gdyż dane pracowników wprowadzanych do aplikacji pozostają zawsze bezosobowe, a wszelkie obliczenia odbywają się wyłącznie na komputerze użytkownika. W aplikacji przewidziano możliwość przesłania danych do MRPiPS w formie oszacowania skorygowanej luki płacowej wraz z informacjami wskazanymi przez użytkownika aplikacji. Przesłane dane gwarantują użytkownikowi pełną anonimowość i będą wykorzystywane tylko do celów statystycznych.
4. Szkolenia pracowników i kadry zarządzającej
Zapewnienie właściwej i otwartej komunikacji oraz szkolenie pracowników i kadry zarządzającej będzie również jednym z podstawowych i niezbędnych działań, które należy podjąć, aby budować nową jakość kultury organizacyjnej, opartej na transparentności i dwukierunkowym dialogu. Odpowiednie przeszkolenie nie będzie skierowane tylko do osób z działów HR, zajmujących się rekrutacją bądź analizą danych płacowych. Będzie ono dotyczyło całej organizacji na każdym szczeblu zarządczym.
Każdy z pracowników powinien być zapoznany ze zmianą, jaką niesie za sobą implementacja dyrektywy do polskiego prawa. Przeszkolenie pracowników z zakresu dyrektywy powinno zawierać takie informacje jak:
- prawo do dyskusji o własnych zarobkach;
- obowiązek podawania widełek płacowych w ogłoszeniach;
- prawo do informacji o średnich wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach;
- prawo do ochrony przed negatywnymi konsekwencjami za dążenie do równego wynagrodzenia.
W materiale szkoleniowym warto zawrzeć informacje o przejrzystości zasad premiowania i benefitów oraz informację o eliminacji wszelkich klauzul zakazujących rozmów o wynagrodzeniach. Poza typowo merytorycznymi aspektami dyrektywy warto wskazać, że nowelizacja kodeksu pracy to krok w stronę bardziej przejrzystego i sprawiedliwego rynku pracy.
Obowiązek ujawniania wynagrodzeń, eliminacja dyskryminujących zapisów w ogłoszeniach o pracę oraz zakaz pytania o wcześniejsze zarobki to zapisy i nowe jakości, które zwiększają zaufanie pomiędzy stronami procesu rekrutacyjnego, a także będą sprzyjać równości i transparentności wynagrodzeń zatrudnionych pracowników.
Jawność wynagrodzeń to nie tylko same obowiązki pracodawców, ale to także realna szansa na wiele pozytywnych zmian w organizacji, tj.: sprawiedliwe płace, wzrost zaufania między pracownikami a pracodawcą, lepsza marka pracodawcy oraz profesjonalizacja działów HR.
Podsumowanie
Przepisy, które wejdą w życie w grudniu 2025 r., wprowadzą jedynie część zapisów dyrektywy. Z całą pewnością stopniowe wdrażanie zmian to dobry pomysł. Pracodawcy samorządowi obecnie mogą skupić się na kwestiach związanych z rekrutacją, a dopiero w kolejnym etapie zacząć implementować nowe uregulowania wewnętrzne.
Nowe przepisy na pewno będą miały duży wpływ na funkcjonowanie samorządów, ponieważ pracodawcy będą zobligowani do tego, aby uporządkować swoją strukturę organizacyjną i politykę płacową w taki sposób, aby zapewnić jawność i porównywalność wynagrodzeń. Będzie się to wiązało zarówno z koniecznością przyjęcia nowych, jak i uaktualnienia dotychczas wprowadzonych aktów wewnątrzzakładowych.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń całkowicie zmienia reguły gry na rynku pracy i wprowadza nowe zasady. Nowe przepisy wymagają od wszystkich pracodawców zmiany podejścia do polityki zarobków i to już od momentu publikacji ogłoszenia o pracę. Dla działów HR to ogromna zmiana, gdyż z całą pewnością oznacza dodatkowe obowiązki administracyjne. Jest także szansą na zbudowanie kultury płacowej opartej na równości i transparentności zarobków.
Dla wielu pracodawców samorządowych implementacja dyrektywy oznacza konieczność głębokiej restrukturyzacji polityki wynagrodzeń i większe koszty związane z raportowaniem czy dostosowaniem systemów kadrowo-płacowych. Jawność wynagrodzeń to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy w ostatnich kilku latach. Regulacje, które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ich w Dzienniku Ustaw, czyli 24 grudnia 2025 r., wymuszą większą transparentność i dostępność danych w zakresie płac. Choć zmiany mogą być trudne dla wielu organizacji, to jednak w dłuższej perspektywie jawność wynagrodzeń przyczyni się do budowania bardziej sprawiedliwego i konkurencyjnego rynku pracy w kraju. Warto podejść do tych zmian nie jak do zagrożenia, ale jak do realnej szansy na budowanie transparentnego i inkluzywnego miejsca pracy.
Podstawa prawna:
- Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
- dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, DzUrz UE L 132 z 17.05.2023, s. 21–44
Autor
Agnieszka Brejdak
wieloletni praktyk z zakresu prawa pracy, osoba zarządzająca działami HR w administracji publicznej
