Każdego pracownika obowiązuje umowa, bez względu na jej charakter: o pracę, na zlecenie czy o dzieło. Przepisy ustalają sposób współpracy i mogą także narzucić kary porządkowe za uchylanie się od obowiązków zawodowych. Stosowanie kar porządkowych jest wynikiem konieczności dyscyplinowania nagannego zachowania pracowników podczas trwania stosunku pracy.
Wwyniku zawarcia umowy o pracę i nawiązania stosunku pracy między pracownikiem a pracodawcą obie strony zaczynają obowiązywać zarówno prawa, jak i obowiązki. Głównym i podstawowym obowiązkiem każdego pracownika jest wykonywanie pracy sumiennie i starannie oraz stosowanie się do poleceń służbowych bezpośredniego przełożonego. Ponadto każdy pracownik musi przestrzegać obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku, a także zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
W sytuacji, w której pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków służbowych lub łamie przyjęte w organizacji zasady, pracodawca ma możliwość wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec niego poprzez zastosowanie kar porządkowych przewidzianych w kodeksie pracy.
Rodzaje przewinień
Nałożenie na pracownika kary porządkowej jest możliwe tylko w przypadku zatrudnienia pracownika w ramach umowy o pracę. Nie można zastosować kodeksowych kar porządkowych wobec osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne, czyli umowę zlecenia bądź umowę o dzieło, chyba że zapisy umowy na to pozwalają. W sytuacji, w której dochodzi do decyzji o ukaraniu pracownika i podjęcia kroków prawnych w tym zakresie, bardzo ważne jest, aby nie ulegać emocjom i działać zgodnie z obowiązującym prawem.
Ustawodawca w art. 108 kp daje pracodawcy możliwość stosowania wobec pracownika kary upomnienia lub nagany. Pracownik może zostać ukarany w ten sposób za nieprzestrzeganie:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy;
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
- przepisów przeciwpożarowych;
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Są to kary o charakterze niematerialnym. Pracodawca ma także możliwość nałożenia kary materialnej, czyli pieniężnej. Kara taka ma zastosowanie w przypadkach:
- nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych;
- opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia;
- stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu.
Kara pieniężna zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 kp.
Wynagrodzenie jednodniowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Pracodawca nie może swobodnie dysponować środkami pochodzącymi z nałożonych kar pieniężnych. Ustawodawca jasno określa, że wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Wybór kary
Mimo że ustawodawca w przepisach kodeksu pracy wymienia rodzaje kar porządkowych oraz wskazuje, za co mogą być nałożone na pracownika, to ostatecznie do pracodawcy należy decyzja o doborze kary odpowiedniej do stopnia i charakteru konkretnego naruszenia dokonanego przez pracownika.
Kary nie są stopniowalne.
Jeśli w opinii pracodawcy dojdzie do ciężkiego przewinienia, może on od razu zastosować karę nagany, bez obowiązku uprzedniego nałożenia na pracownika kary upomnienia. Kara pieniężna z kolei nie musi być poprzedzona upomnieniem i naganą. Do głównych kryteriów doboru kar należą:
- rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych;
- stopień winy pracownika;
- dotychczasowy stosunek pracownika do pracy.
Pracodawca inaczej podejdzie do pracownika, który dopuścił się przewinienia po raz pierwszy, miał nieposzlakowaną opinię, a swoje obowiązki służbowe wykonywał bez zarzutów, niż do pracownika, który już dopuszczał się innych przewinień, a pracodawca miał zastrzeżenia do jego pracy. Przy wyborze kary pracodawca powinien wziąć także pod uwagę:
- winę umyślną pracownika – jest to takie działanie pracownika, które miało wywołać określony skutek; pracownik świadomie podejmuje określone działania w kierunku zmierzającym do wywołania określonego skutku;
- winę nieumyślną pracownika – to lekkomyślne działania pracownika lub jego niedbalstwo przy wykonywaniu obowiązków służbowych, w wyniku których dochodzi do skutku, którego zaistnienie przewidywał albo mógł przewidzieć.
W jednej sprawie pracodawca może zastosować tylko jedną karę.
Warto pamiętać, że kara porządkowa nie jest podstawą do zwolnienia pracownika. Z tego powodu ustawodawca wprowadził do kodeksu pracy kary porządkowe, aby móc zastosować je bez potrzeby rozwiązywania stosunku pracy. Jedynie ciężkie naruszenie obowiązków, np. umyślne działanie na niekorzyść pracodawcy czy całego zakładu pracy, może być powodem do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę z pracownikiem zarówno w trybie dyscyplinarnym bez wypowiedzenia, jak i za wypowiedzeniem, z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia. W praktyce może zdarzyć się tak, że okoliczność będąca podstawą do tego, aby zastosować kary porządkowe, stanowi jednocześnie podstawę do wypowiedzenia umowy o pracy. Przykładem może być spożywanie alkoholu w miejscu pracy. Wówczas to do pracodawcy będzie należała decyzja o tym, jaki środek powinien zostać zastosowany (wyrok Sądu Najwyższego z 25 października 1995 r., I PRN 77/95).
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może zastosować karę porządkową tylko, jeśli dochowa następujących terminów:
- 2 tygodnie od powzięcia informacji o przewinieniu pracownika;
- maksymalnie 3 miesiące od zdarzenia.
W praktyce najczęściej bywa tak, że pracodawca dowiaduje się o przewinieniu w dniu jego popełnienia, zatem te terminy z reguły są zbieżne.
Wysłuchanie
Zgodnie z art. 109 kp przed nałożeniem kary pracownik musi zostać wysłuchany. Celem wysłuchania jest ustosunkowanie się pracownika do stawianych mu zarzutów. Daje mu ono możliwość wypowiedzenia się przed nałożeniem kary i przedstawienia swoich argumentów w sprawie. Brak wysłuchania pracownika jest błędem formalnym i przy odwołaniu się pracownika do sądu stawia stanowisko pracodawcy na pozycji przegranej, i to nawet w przypadku ciężkich naruszeń dokonanych przez pracownika.
W praktyce zaleca się, aby takie wysłuchanie odbyło się w obecności co najmniej dwóch niezależnych i zaufanych osób, upoważnionych przez pracodawcę, oraz aby po spotkaniu sporządzić notatkę lub protokół z wysłuchania pracownika. Ma to zabezpieczyć pracodawcę przy ewentualnym roszczeniu pracownika w procesie sądowym. Taki protokół będzie dowodem w sprawie przy próbie podniesienia przez pracownika uchybienia, jakim często jest brak wysłuchania pracownika. Ponadto forma pisemna zawsze daje jasność i klarowność sytuacji obu stronom.
Warto zaznaczyć, że termin „wysłuchanie” w praktyce oznacza odbycie rozmowy z pracownikiem, ale nie zawsze musi być to metoda obligatoryjna. Jeśli bowiem pracownik chce skorzystać z innej formy, np. przedstawić swoje stanowisko w formie pisemnej, pracodawca powinien umożliwić mu takie rozwiązanie (wyrok SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99).
Jeżeli z powodu nieobecności pracownika nie można go wysłuchać, wówczas nie rozpoczyna się bieg dwutygodniowego terminu, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika w pracy.
W praktyce oznacza to, że gdy ma miejsce sytuacja, w której pracodawca nie zdołał wysłuchać pracownika, np. w ciągu 3 dni od dnia naruszenia, a następnie pracownik poszedł na urlop lub zwolnienie lekarskie, to na czas tej absencji bieg dwutygodniowego terminu ulega zawieszeniu aż do ostatniego dnia tej absencji. Wówczas pozostałe 11 dni terminu zacznie biec dopiero od dnia powrotu pracownika do pracy. Jeżeli jednak pracownik jest nieobecny i pracodawca nie może go wysłuchać, to po upływie 3 miesięcy od chwili popełnienia czynu rodzącego odpowiedzialność porządkową zawsze nastąpi przedawnienie karalności. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli pracodawca dowie się o niewłaściwym zachowaniu pracownika dopiero po upływie 3 miesięcy od dnia takiego zdarzenia.
W każdym przypadku niedotrzymania dwutygodniowego terminu do nałożenia kary oraz po upływie 3 miesięcy od dnia naruszenia obowiązku przez pracownika ukaranie pracownika jest niemożliwe, i to niezależnie od okoliczności, czy pracodawca wiedział lub nie wiedział o naruszeniu obowiązków porządkowych przez pracownika. Po wysłuchaniu pracownika następuje moment podjęcia przez pracodawcę decyzji o nałożeniu kary.
Warunki skutecznego ukarania
W przypadku decyzji o nałożeniu na pracownika kary należy pamiętać, że zgodnie z art. 110 kp treść pisma musi zawsze zawierać opis rodzaju popełnionego naruszenia i datę, w której miało ono miejsce, oraz informację o prawie i terminie do odwołania, który wynosi 7 dni. Jeżeli zaś zawiadomienie pracownika nie zawiera wszystkich wymienionych elementów, nie będzie można skutecznie ukarać pracownika. W ten sposób pracownik nie zostanie powiadomiony, nie będzie więc biegł termin do złożenia sprzeciwu. Jeśli pracownik odmawia przyjęcia pisma, mimo że wie, iż w jego treści jest zawarta informacja o ukaraniu, to termin do wniesienia sprzeciwu biegnie od dnia próby wręczenia pracownikowi zawiadomienia o tym, że zastosowane zostaną kary porządkowe (wyrok SN z 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99).
Przepisy prawa pracy ustanawiają trzy kolejno następujące po sobie etapy postępowania, których zachowanie we właściwej kolejności będzie decydowało o prawidłowym przeprowadzeniu postępowania w sprawie ukarania pracownika:
- po niewłaściwym zachowaniu pracownika konieczne jest jego wysłuchanie;
- podjęcie przez pracodawcę decyzji o zastosowaniu kary;
- zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązku pracowniczego i daty jego popełnienia wraz z pouczeniem o możliwości wniesienia sprzeciwu.
Pracownik ma prawo odwołać się od nałożonej kary.
Podstawą odwołania pracownika może być wyłącznie sytuacja, w której pracodawca zastosował karę z naruszeniem prawa, nieadekwatną do popełnionego czynu lub kiedy pracownik nie przyznaje się do popełnienia danego czynu. Po sprzeciwie pracownika pracodawca ma 14 dni na ustosunkowanie się do tego odwołania. Jeśli w ciągu dwóch tygodni pracownik nie otrzyma odpowiedzi na piśmie, karę uznaje się za niebyłą. W sytuacji, w której sprzeciw pracownika jednak zostanie odrzucony przez pracodawcę, pracownik ma jeszcze szansę na zawiadomienie sądu pracy i wystąpienie na drogę procesową o uchylenie kary porządkowej. Kiedy pracownik przekroczy termin do złożenia sprzeciwu, wtedy pracodawca odrzuci ten środek odwoławczy, bez merytorycznego rozpatrzenia. Po wyczerpaniu przez pracownika procedury sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej, może on w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary.
Pracownik dopóty nie ma możliwości dochodzenia uchylenia kary na drodze sądowej, dopóki nie zastosuje omawianego trybu odwoławczego u pracodawcy.
Jeżeli pracownik złoży pozew, ale nie złożył wcześniej sprzeciwu, sąd potraktuje pozew jak sprzeciw i przekaże go do procedowania pracodawcy. Należy podkreślić, że po upływie terminu do wniesienia pozwu, czyli po 14 dniach, wygasa prawo pracownika do żądania uchylenia kary na drodze sądowej. Sąd bierze pod uwagę z urzędu upływ terminu do wystąpienia z powództwem, a nie zarzut postawiony przez pozwanego pracodawcę.
Sąd pracy, rozpatrując sprawę o uchylenie kary porządkowej, bada zarówno to, czy termin do złożenia sprzeciwu u pracodawcy został zachowany, jak i to, czy pozew został złożony w odpowiednim terminie. Jeżeli okaże się, że pracownik nie dochował terminu do złożenia sprzeciwu, wówczas sąd nie może uwzględnić powództwa i orzec o uchyleniu kary porządkowej, chyba że pracownik przedstawi okoliczności, które będą uzasadniały przywrócenie tego terminu. W zawiadomieniu pracownika o odrzuceniu złożonego przez niego sprzeciwu pracodawca nie ma obowiązku umieszczać informacji o możliwości wystąpienia do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary porządkowej.
Kwestia związków zawodowych
W przypadku, w którym u danego pracodawcy działają organizacje związkowe, pracodawca przed nałożeniem kary porządkowej na pracownika nie ma obowiązku powiadamiania związku zawodowego reprezentującego ukaranego pracownika. Z kolei przy złożeniu przez pracownika odwołania od nałożonej kary, jeśli pracodawca zamierza wnieść sprzeciw, należy pamiętać, aby powiadomić reprezentujący pracownika związek zawodowy. Jeśli bowiem pracodawca odrzuci sprzeciw bez zasięgnięcia opinii strony związkowej, sąd może uznać takie działanie za naruszenie trybu postępowania przy nakładaniu kary i uchylić sankcję.
Jeśli pracodawca jest przekonany o słuszności nałożonej kary, nie warto ryzykować takiego uchybienia i należy poinformować związek zawodowy o wniesionym sprzeciwie, pamiętając jednocześnie, że stanowisko organizacji związkowej ma jedynie charakter opiniodawczy i w żaden sposób nie wiąże pracodawcy.
Po skutecznym nałożeniu na pracownika kary porządkowej przechowuje się ją w aktach osobowych pracownika. Po roku nienagannej pracy, prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych i dostosowywania się do zasad pracy, karę uważa się za niebyłą, a dokument trwale usuwa się z teczki akt osobowych pracownika. Wcześniejsze usunięcie kary porządkowej z akt osobowych pracownika jest możliwe z inicjatywy samego pracodawcy, a także na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.
Kara porządkowa ulega zatarciu z mocy prawa, natomiast pracodawca ma za zadanie dokonać tylko formalnej czynności usunięcia jej z akt osobowych pracownika.
Jednocześnie warto w tym miejscu zaznaczyć, że przez nienaganność pracy należy rozumieć brak ukarania w liczonym okresie inną karą porządkową. W przypadku zastosowania kary pieniężnej wobec pracownika, jeżeli pracodawca uwzględni sprzeciw lub w wyniku przeprowadzonego postępowania sąd uchyli nałożoną karę pieniężną, wówczas pracodawca jest zobowiązany do zwrotu równowartości kwoty tej kary.
Odpowiedzialność porządkową pracownicy ponoszą za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy i należy ją odróżnić od odpowiedzialności dyscyplinarnej. Ta bowiem obejmuje pracowników wykonujących pracę o szczególnym charakterze, uregulowaną zwykle w odrębnych przepisach oraz w różnego rodzaju pragmatykach służbowych. Warto pamiętać, że w przypadku szczególnie ciężkich naruszeń obowiązków pracowniczych pracodawca zawsze może skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 52 kp, tzw. zwolnienia dyscyplinarnego, i rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pracodawca może ponadto skorzystać z innych środków dyscyplinujących, np. wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy (wyrok SN z 26 lipca 1979 r., I PR 64/79).
Autor
Agnieszka Brejdak
wieloletni praktyk z zakresu prawa pracy, osoba zarządzająca działami HR w administracji publicznej
