Spis treści:
- Implementacja zmian w polskim prawie
- Regulaminy
- Przejrzyste i neutralne kryteria wynagradzania
- Widełki płacowe w ogłoszeniach rekrutacyjnych
- Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach
- Zakaz klauzul poufności wynagrodzeń
- Raportowanie luki płacowej
Zmiany w tworzeniu aktów prawa wewnątrzzakładowego powinny opierać się na obiektywnych kryteriach wartościowania pracy, a postanowienia nie mogą być mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy. To wszystko służy zapewnieniu równego traktowania i przejrzystości wynagrodzeń.
Od 2026 r. w Polsce obowiązuje część zapisów unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: dyrektywa w sprawie równości wynagrodzeń). W praktyce dotyczy ona transparentności wynagrodzeń pracowników i zobowiązuje pracodawców do raportowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn oraz zapewnienia jawności płac zarówno dla pracowników, jak i kandydatów do pracy w procesie rekrutacji.
Przepisy dyrektywy, co do zasady, nie tworzą bezpośrednio konkretnych praw i obowiązków dla obu stron stosunków pracy.
Te obowiązki muszą jednak wynikać z ustaw przyjmowanych przez poszczególne państwa członkowskie Unii Europejskiej, wdrażające wytyczne dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń do prawodawstw krajowych.
Implementacja zmian w polskim prawie
Zmiana w polskim ustawodawstwie, która pojawia się z powodu wprowadzenia zapisów dyrektywy, jest bardzo ważna i istotna. Wpłynie na wiele obszarów szeroko pojętego zarządzania zasobami ludzkimi i budowania nowej strategii wynagrodzeń. Implementacja zapisów dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń do polskiego porządku prawnego pociągnie za sobą nowelizację kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych. Prace legislacyjne są w toku, a harmonogram ich wdrożenia przedstawia się następująco:
- 24 grudnia 2025 r. – zgodnie z planem weszła w życie część przepisów nowelizacji kodeksu pracy, które dotyczą rekrutacji;
- 7 czerwca 2026 r. – ostateczny termin, w którym państwa członkowskie, w tym Polska, muszą wdrożyć wszystkie przepisy dyrektywy do spraw równości wynagrodzeń prawa krajowego.
Kluczowe zmiany w polskim prawie obejmują:
- obowiązek podawania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę;
- zakaz pytania o historię wynagrodzeń kandydata do pracy;
- prawo pracowników do informacji;
- usunięcie klauzul poufności wynagrodzeń;
- raportowanie luki płacowej;
- ocenę wynagrodzeń i aktualnego systemu wynagradzania.
W ślad za zmianą przepisów krajowych wewnątrzzakładowe akty prawne w administracji publicznej także wymagają aktualizacji.
Wewnątrzzakładowe przepisy prawa pracy to uregulowania prawne tworzone na poziomie zakładowym i organizacyjnym, obowiązujące u pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników.
Są one tworzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy o charakterze powszechnym i ustawowym. Ich głównym celem jest unormowanie w sposób szczególny i odrębny relacji między pracodawcą a pracownikami zatrudnionymi w danej organizacji. Gdy zatem mówimy o przepisach prawa pracy powinniśmy wziąć pod uwagę nie tylko sam kp, ale również inne ustawy i akty wykonawcze określające wzajemne prawa i obowiązki pracowników i pracodawców oraz wszystkie przepisy wewnątrzzakładowe, tworzone na poziomie danej organizacji, w której pracownik jest zatrudniony.
Do wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy zaliczamy: układy zbiorowe, porozumienia zbiorowe, regulaminy i statuty. Liczba i rodzaj przyjętych w danej organizacji wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy jest uzależniona przede wszystkim od liczby zatrudnionych pracowników, charakteru wykonywanej pracy oraz związanych z tym potrzeb i obowiązków ustawowych pracodawcy. Przy tworzeniu wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy obowiązuje reguła – im więcej pracowników zatrudnia dany pracodawca, tym więcej przepisów o charakterze wewnątrzzakładowym musi przygotować.
Każde z wymienionych wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy ma inny charakter, służy innym celom i potrzebom i podlega pewnemu hierarchicznemu podporządkowaniu.
Pracodawcy samorządowi muszą dostosować swoje wewnętrzne regulacje do nowych wymogów prawnych. Do najważniejszych zasad, zawartych w przepisach wewnątrzzakładowych, które będą stanowiły o jawności wynagrodzeń, należą:
- przejrzyste kryteria wynagrodzeń – zarówno dla kandydata do pracy, jak i już zatrudnionego pracownika; nowe wewnętrzne akty prawne muszą jasno określać neutralne pod względem płci kryteria ustalania wynagrodzeń i wszelkich innych obowiązujących w organizacji elementów wynagrodzenia, tj. dodatków, nagród, premii, a także możliwości awansów; takie zapisy mają zapobiegać dyskryminacji płacowej;
- prawo do informacji – w wyniku implementacji dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń pracownicy samorządowi uzyskają prawo do żądania informacji o średnim poziomie wynagrodzenia osób wykonujących taką samą lub równorzędną pracę;
- raportowanie luki płacowej – samorządy będą zobowiązane do regularnego raportowania informacji o luce płacowej, wynikającej z różnicy średnich wynagrodzeń między kobietami a mężczyznami; raportowanie będzie przekazywane do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).
Kluczowym elementem nowych regulacji wewnątrzzakładowych obowiązkowych dla pracodawców samorządowych na pewno jest wartościowanie stanowisk pracy.
Ma ono służyć ocenie wartości każdego stanowiska pracy dzięki oparciu się na obiektywnych kryteriach, m.in. kwalifikacjach, odpowiedzialności, warunkach pracy, ale bez uwzględniania płci.
Wdrożenie nowych przepisów ma wyeliminować utrzymującą się lukę płacową, która w Unii Europejskiej kształtuje się obecnie średnio około wartości 13%. Nowe regulacje dla samorządów są nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także – a może przede wszystkim – szansą na zwiększenie zaufania i motywacji pracowników dzięki zapewnieniu im transparentnego i sprawiedliwego systemu wynagradzania.
Regulaminy
W związku z implementacją dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń modyfikacjom i zmianom podlegają wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy, w tym regulamin wynagradzania. Wprowadzenie zmian w zapisach regulaminu wynagradzania, w połączeniu z rzetelnym wartościowaniem stanowisk pracy, pozwoli pracodawcom w samorządach dostosować się do nowych wymogów prawnych i uniknąć potencjalnych sankcji, wynikających z nieprzestrzegania nowych przepisów prawnych.
Obok regulaminu wynagradzania kolejnym aktem prawa wewnątrzzakładowego, który wymagał zmiany do 24 grudnia 2025 r., był ogólnie określony regulamin rekrutacji lub naborów. W tym obszarze pojawiły się także istotne modyfikacje na poziomie organizacji i komunikacji z kandydatem do pracy.
Najważniejsze i wymagane zapisy, które powinny się znaleźć w nowych regulaminach, przedstawiają się następująco.
Przejrzyste i neutralne kryteria wynagradzania
Implementacja dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń wymusza określenie i zastosowanie jasnych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, na podstawie których są ustalane wynagrodzenia, dodatki, premie i inne składniki wynagrodzenia określone regulaminem wynagradzania. Dyrektywa nakłada także obowiązek określenia tych kryteriów w systemie awansowania pracowników. Przejrzyste kryteria wynagradzania w praktyce oznaczają jasno sformułowane zasady, według których ustalane są płace dla pracowników. Są one zrozumiałe i powszechnie dostępne dla wszystkich pracowników.
Przejrzystość wynagrodzeń w organizacji przejawia się poprzez:
- jawność tzw. widełek płacowych dla poszczególnych stanowisk;
- podawanie do wiadomości pracowników jasnych zasad przyznawania premiowania i nagradzania;
- regularne komunikowanie polityki wynagrodzeń w organizacji.
Neutralność w określaniu kryteriów wynagrodzeń to ustalanie wynagrodzenia wyłącznie na podstawie obiektywnych, związanych z pracą czynników.
Eliminuje się przy tym wszelkie formy dyskryminacji (płeć, wiek, rasa, pochodzenie etniczne, stan cywilny, orientacja seksualna, religia, światopogląd, niepełnosprawność). Warunki płacowe są wówczas oparte na: doświadczeniu zawodowym, kwalifikacjach i umiejętnościach, określeniu stanowiska i zakresu odpowiedzialności oraz wzięciu pod uwagę wyników pracy pracownika i jego efektywności.
Proponowany zapis w regulaminie:
System wynagradzania pracowników opiera się na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach, uwzględniających poziom kwalifikacji, zakres odpowiedzialności, złożoność powierzonych zadań oraz warunki pracy. Kryteria te mają na celu zapewnienie równej płacy za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Widełki płacowe w ogłoszeniach rekrutacyjnych
Już na najwcześniejszym etapie rekrutacji, czyli w ogłoszeniu o pracę pracodawcy muszą podawać informację o wynagrodzeniu na danym stanowisku pracy. Dlatego warto wcześniej przemyśleć i określić strategię komunikacji z kandydatem do pracy dotyczącą zarobków. Co prawda obowiązek ten dotyczy samego procesu rekrutacji, ale dobrze jest go nakreślić w regulaminie wynagradzania jako nadrzędną zasadę polityki płacowej w organizacji.
Proponowany zapis w regulaminie:
Pracodawca zapewnia przejrzystość wynagrodzeń już na etapie rekrutacji, podając w ogłoszeniach o naborze informację o początkowym wynagrodzeniu lub przedziale wynagrodzenia dla danego stanowiska oraz w stosownych przypadkach – odpowiednich przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.
Informacje dotyczące wynagrodzenia na danym stanowisku pracy, na które pracodawca ogłasza nabór, należy przekazywać w taki sposób, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia, np. w opublikowanym ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób, tj.:
- przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli informacja nie została zamieszczona w ogłoszeniu – tak aby kandydat miał realną możliwość negocjacji wynagrodzenia podczas samej rozmowy;
- przed nawiązaniem stosunku pracy, czyli zawarciem umowy o pracę – jeżeli informacja nie została udostępniona w ramach ogłoszenia o naborze lub jeśli informacja nie została przekazana przed rozmową kwalifikacyjną.
Informacja o wynagrodzeniu za pracę w procesie rekrutacyjnym musi być podana kandydatowi w postaci papierowej lub elektronicznej z odpowiednim wyprzedzeniem, które umożliwi mu zapoznanie się z tymi informacjami, np. kilka dni lub dzień przed zaplanowaną rozmową kwalifikacyjną. Zapisy dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń nie zobowiązują zatem pracodawców do przekazywania informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę.
Obowiązek informacyjny może być spełniony zarówno w formie zamieszczenia stosownej informacji bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę, jak i np. przez wysłanie e-maila do kandydata.
W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca nie może zadawać pytania osobom starającym się o zatrudnienie o ich wynagrodzenie ani w obecnym miejscu pracy, ani w poprzednich. Pracodawcy muszą zapewnić neutralność płciową w ogłoszeniach o pracę i nazwach stanowisk pracy. Proces rekrutacji powinien przebiegać w sposób niedyskryminacyjny, aby nie podważać prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Język ogłoszenia o pracę powinien być inkluzywny i neutralny, jeżeli chodzi o płeć, oraz zachęcający dla różnorodnych kandydatów.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach
W związku z wymogami dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń należy określić i przygotować procedurę, w jaki sposób pracownik może uzyskać te informacje, które będą mu niezbędne do weryfikacji, czy zasada równej płacy za tę samą pracę jest przestrzegana w organizacji. Pracownicy mają prawo do występowania o informacje i do otrzymywania w formie pisemnej odpowiedzi lub informacji zwrotnej dotyczącej ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę co oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca. Informacje te muszą być przekazane pracownikowi nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia wniosku lub za pośrednictwem przedstawicieli pracowników.
Jeżeli otrzymane informacje będą niedokładne, nierzetelne lub niekompletne, pracownicy osobiście lub za pośrednictwem przedstawicieli będą mieli prawo wystąpić o dodatkowe, uzasadnione wyjaśnienia i szczegółowe informacje dotyczące przekazanych danych oraz otrzymać merytoryczną odpowiedź w tym zakresie.
Pomimo wprowadzenia odrębnej procedury dotyczącej udzielania pracownikom informacji o wynagrodzeniach w obowiązującym regulaminie wynagradzania można zaproponować następujące zapisy, które w sposób ogólny odniosą się do zapisów dyrektywy i zaznaczą respektowanie tych zapisów przez pracodawcę.
Proponowane zapisy w regulaminie:
Każdy pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy (wpisać konkretną komórkę organizacyjną, która będzie wskazana do udzielania takich danych) z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczących jego indywidualnego wynagrodzenia, a także średniego poziomu wynagrodzeń pracowników płci przeciwnej wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
Pracodawca udziela odpowiedzi na wniosek pracownika w terminie do (np. do 60 dni) od daty złożenia wniosku, w formie pisemnej lub elektronicznej, z zachowaniem poufności danych osobowych innych pracowników.
Zakaz klauzul poufności wynagrodzeń
Do tej pory pracodawcy starali się ograniczyć rozpowszechnianie przez zatrudnionych pracowników informacji o wysokości i składnikach ich wynagrodzenia dzięki:
- wprowadzeniu klauzul o zachowaniu w tajemnicy oraz zakazie ujawniania wysokości wynagrodzenia w samej umowie o pracę;
- stosowaniu postanowień dotyczących obowiązku tajemnicy w przyjętym regulaminie pracy;
- wprowadzeniu dodatkowej umowy o zachowaniu w poufności wysokości przyznanego i pobieranego wynagrodzenia.
Prawodawca unijny w dyrektywie o równości wynagrodzeń wprost zakazuje stosowania takich zapisów, które uniemożliwiają pracownikom rozmowy o ich wynagrodzeniach. Przyjmuje się, że wynagrodzenie jest dobrem osobistym pracownika i nie można mu zabronić rozmawiania o nim. Potwierdziło to Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z września 2008 r. (DPR I-0712-18/MF/08):
pracodawca nie może zabronić pracownikowi ujawnienia swoich zarobków, a tak zwane klauzule poufności w tym względzie są niedopuszczalne. Taki zakaz jest niekorzystny dla pracownika, może on bowiem uniemożliwić ustalenie dyskryminacji płacowej.
Z takim podejściem zgodził się także Sąd Najwyższy w takich oto wyrokach:
- z 26 maja 2011 r. (II PK 304/10): „pracownicy mają prawo wymieniać się informacjami dotyczącymi wysokości wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach, jeżeli ma to służyć przeciwdziałaniu dyskryminacji płacowej”;
- z 15 lipca 2011 r. (I PK 12/11): „pracownik ma prawo ujawnić wysokość swojego wynagrodzenia, które jest jego dobrem osobistym oraz podejmować działania zmierzające do wyjaśnienia nieuzasadnionych różnic w wysokości wynagrodzenia”.
W związku z tym jeśli takie zapisy znajdują się w obowiązujących regulaminach, należy je usunąć i zastąpić nowymi, dostosowanymi do wymogów dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń.
Proponowany zapis w regulaminie:
Pracodawca nie stosuje klauzul poufności wynagrodzeń. Pracownicy mają prawo do ujawniania swojego wynagrodzenia oraz swobodnej rozmowy na ten temat w celu egzekwowania zasady równej płacy i przejrzystości wynagrodzeń.
Raportowanie luki płacowej
Samorządy będą zobowiązane do regularnego składania sprawozdania w zakresie wynagrodzeń pracowników, które pozwolą na monitorowanie postępów w eliminowaniu nierówności płacowych oraz na identyfikację obszarów wymagających działań naprawczych i korygujących. Zebrane dane pomogą stworzyć obraz sytuacji płacowej na rynku pracy i umożliwią prowadzenie skutecznej polityki równościowej. Obowiązek sprawozdawczy i jego częstotliwość będą zależały od liczby zatrudnianych pracowników. Z uwagi na to kryterium terminy sprawozdań przedstawiają się następująco:
- pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników – będą zobowiązani złożyć stosowne sprawozdanie do 7 czerwca 2031 r., a następnie co 3 lata;
- pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników – będą zobowiązani złożyć stosowne sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., a następnie co 3 lata;
- pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej – będą zobowiązani złożyć stosowne sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., a następnie co roku.
Mniejsze organizacje z perspektywy przepisów dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń będą zwolnione z tego obowiązku.
W ich przypadku jednak organy kontrolne państw członkowskich UE mają prawo zażądać stosownego raportu, jeśli będzie to wynikało z krajowych przepisów wewnętrznych.
W przygotowanym sprawozdaniu będą znajdowały się następujące informacje:
- średnia i mediana luki płacowej;
- różnice w składnikach zmiennych i uzupełniających;
- udział kobiet i mężczyzn w różnych przedziałach wynagrodzeń;
- luka płacowa w poszczególnych kategoriach stanowisk.
Jeśli raportowanie wykaże nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn przekraczające wartość 5%, pracodawcy będą musieli przeprowadzić analizę i wspólną ocenę wynagrodzeń oraz podjąć działania naprawcze zmierzające do zniwelowania powstałej luki płacowej.
Proponowany zapis w regulaminie:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracodawca będzie regularnie przekazywał właściwym organom (GUS) sprawozdanie dotyczące luki płacowej między kobietami a mężczyznami, a jego wyniki zostaną udostępnione pracownikom oraz ich przedstawicielom.
Dla samorządów nowe obowiązki, które nakładają na nie przepisy dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń, są dużymi wyzwaniami organizacyjnymi, wymagającymi sporego nakładu pracy. Jednocześnie jest to ogromna szansa na uporządkowanie i ujednolicenie polityki płacowej oraz ograniczenie ryzyka sporów z tym zakresie.
Dzięki nowym regulacjom pracownicy zyskują konkretne, określone prawa i narzędzia, które pozwolą im mieć realny wpływ na swoje wynagrodzenie oraz ułatwią ewentualną walkę z dyskryminacją i nierównościami płacowymi. Do tych działań zaliczymy:
- dostęp do informacji o wynagrodzeniach;
- możliwość weryfikacji w zakresie równego traktowania;
- wsparcie instytucji państwowych w dochodzeniu roszczeń;
- zwiększoną przejrzystość procedur, regulaminów i kryteriów płacowych.
Dyrektywa w sprawie równości wynagrodzeń wymusza fundamentalną zmianę filozofii zarządzania płacami i zasobem ludzkim: z intuicyjnej i poufnej na analityczną, ustrukturyzowaną i w pełni transparentną. Ma to przełożenie na wsparcie równego traktowania wszystkich zatrudnionych pracowników. Analiza unormowań dyrektywy prowadzi do wniosku, że jest to już kolejny krok prawodawcy unijnego, którego celem jest zapewnienie realnej równości w sferze wynagrodzeń jako elementu równości kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu. Przygotowanie się pracodawców do pełnego wejścia w życie ustawy implementującej przepisy unijnej dyrektywy polega na eliminowaniu – w ramach obowiązujących przepisów prawnych – takich rozwiązań organizacyjnych, które różnicują wynagrodzenia kobiet i mężczyzn, gdy te różnice nie wynikają z obiektywnych powodów. Większość wymagań dyrektywy będzie można zastosować w pełni dopiero po uchwaleniu ustawy krajowej.
Autor
Agnieszka Brejdak
wieloletni praktyk z zakresu prawa pracy, osoba zarządzająca działami HR w administracji publicznej
